Hoe voer je een goed verzuimgesprek met je medewerker?

Ziekteverzuim heeft gevolgen. Niet alleen voor de medewerker die uitvalt, maar ook voor het team en de organisatie. Een goed gesprek helpt om samen te kijken wat er speelt en hoe je de terugkeer naar werk kunt ondersteunen. Maar hoe voer je zo’n gesprek op een prettige en nuttige manier?

Een verzuimgesprek is geen controle of beoordeling. Het is een open gesprek waarin je samen kijkt naar de situatie, zonder oordeel of druk. Hoe voelt de medewerker zich? Wat heeft hij of zij nodig om weer aan de slag te kunnen? Samen kun je kijken welke oplossingen of aanpassingen kunnen helpen. Door open en rustig te praten, voelt de medewerker zich gehoord en blijft hij of zij betrokken bij het werk.

Creëer een open en veilige sfeer
Voor veel medewerkers is een verzuimgesprek spannend. Ze kunnen zich onzeker voelen over wat er wordt verwacht of bang zijn dat ze zich moeten verantwoorden. Kies daarom een rustige plek zonder afleiding en neem de tijd om echt te luisteren. Toon begrip, stel open vragen en geef de medewerker de ruimte om eerlijk te vertellen wat er aan de hand is. Zo zorg je voor een gesprek waarin oplossingen centraal staan, in plaats van problemen.

De juiste vragen stellen
Een verzuimgesprek is het meest waardevol als je de juiste vragen stelt. Zo krijg je beter inzicht in de situatie en kun je samen nadenken over mogelijke oplossingen. Begin met een open vraag, zoals: “Hoe gaat het met je?” zonder direct over werk te praten. Vraag naar de reden van het verzuim, zonder medische details te bespreken. Bijvoorbeeld: “Kun je aangeven wat je verzuim veroorzaakt?” of “Wat heb je nodig om weer een stap vooruit te zetten?”. Misschien is een tijdelijke vermindering van uren een oplossing, of helpt het om taken anders in te delen.

Bespreek mogelijke oplossingen
Niet iedereen kan na ziekte meteen volledig aan de slag. Soms is een langzame opbouw nodig of kan iemand bepaalde lichte taken wél uitvoeren. Denk samen na over haalbare stappen. Misschien is beginnen met een paar uur per dag een goede start. Of misschien werkt het beter om flexibele werktijden af te spreken. Kijk ook of extra ondersteuning, zoals begeleiding van een bedrijfsarts, nodig is. Maak heldere afspraken en leg deze vast, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

Blijf in contact
Een verzuimgesprek is geen eenmalig moment. Blijf in contact en bespreek regelmatig hoe het gaat. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een kort telefoontje of berichtje kan al genoeg zijn om betrokkenheid te tonen. Bespreek of de gemaakte afspraken nog werken of dat er iets moet worden aangepast. Door goed contact te houden, zorg je voor een soepele terugkeer en een prettige samenwerking.

Een goed gesprek maakt het verschil
Een goed verzuimgesprek draait om begrip en samenwerking. Door open en zonder oordeel in gesprek te gaan en samen naar oplossingen te zoeken, help je de medewerker om op een prettige manier terug te keren naar werk. Dit draagt niet alleen bij aan het welzijn van de medewerker, maar ook aan een positieve werksfeer en een gezonde organisatie.