Tips voor een frequent verzuimgesprek

Voer een frequent verzuimgesprek op het moment dat een medewerker weer beter is. Doe dit dus niet tijdens de ziekteperiode. Hieronder enkele tips hoe u& een frequent verzuimgesprek kunt aanpakken:

Voorbereiden
Een goede voorbereiding is het halve werk. 

• Heb voor uzelf duidelijk welk doel het gesprek heeft. U wilt uw medewerker vragen naar diens gedrag en samen een volgende verzuimmelding voorkomen.
• Zet voor uzelf de feiten op een rij, zoals hoe vaak (exacte data) meldde uw medewerker zich ziek, met welke reden en hoe lang.
• Bereid voor wat het betekent voor de medewerker zelf, de afdeling en de collega’s als de medewerker onverwacht door ziekte wegblijft. Schets welk probleem er ontstaat.

Frequent verzuim… wat is er aan de hand?
“Ik heb dit gesprek met je gepland, omdat je kortgeleden ziek bent geweest en ik me zorgen maak. Je bent vaker ziek dan een gemiddelde medewerker in Nederland. Ik wil tijdens dit gesprek graag kijken hoe dat komt (natuurlijk buiten de medische aanleiding om) en wat we daar met elkaar aan kunnen doen.”

Stel open vragen en wees oprecht geïnteresseerd in de medewerker zonder vooroordelen. Benoem niet direct hoe vaak de medewerker ziek is geweest. Een medewerker is zich namelijk niet altijd bewust van zijn gedrag. Door de volgende vragen te stellen, zorgt u ervoor dat hij aan het denken wordt gezet:

1. Hoe vaak heb je je in de afgelopen 12 maanden ziekgemeld en hoe lang duurde jouw afwezigheid?
2. Kun je aangeven wat de gevolgen zijn van jouw ziekmeldingen voor jou, je collega’s en ons bedrijf?
3. Zijn er dingen in jouw werk of de werkomstandigheden die verband houden met het frequente verzuim?
4. Wat kun je zelf doen om je frequente verzuim te voorkomen?
5. Hoe kan ons bedrijf je helpen om jouw verzuim te voorkomen en de frequente ziekmeldingen te verminderen?
6. Welke (vervolg)afspraken maken we?

Afronden
De verantwoordelijkheid om een oplossing te bieden ligt niet bij de werkgever. Deze ligt bij de medewerkers zelf. U kunt natuurlijk wel uw medewerker ondersteunen. U kunt samen zoeken naar oplossingen, zodat de medewerker zich voortaan minder vaak ziekmeldt.

Leg concrete afspraken vast op papier. Hiervoor kunt u gebruik maken van een frequent verzuim formulier. Onderteken beiden dit document en voeg het toe aan het medewerkersdossier. Op deze manier kunt u zorgen dat afspraken duidelijk zijn en kunt u bij een volgend (frequent verzuimgesprek de eerder gemaakte afspraken bespreken.