Verlof bij het overlijden van een familielid: dit zijn de regels en zo ga je daarmee om

Het overlijden van een familielid is een ingrijpende gebeurtenis. Het is logisch dat in zo'n situatie werk even niet voorop staat. Maar hoe zit het eigenlijk met verlof? Wanneer hebben medewerkers recht op vrij? En wat kun jij als werkgever doen om iemand in zo'n moeilijke periode goed te ondersteunen? In dit artikel lees je over de regels én hoe je daar op een menselijke manier mee omgaat.

Verlof bij het overlijden van een familielid is belangrijk, want het geeft mensen de mogelijkheid om afscheid te nemen van de overledene. Bij een overlijden noemen we het verlof calamiteitenverlof of bijzonder verlof. Dat zijn allebei vormen van kort verzuim. Dat zijn allebei vormen van kort verzuim. Calamiteitenverlof is vooral bedoeld voor spoedeisende, onvoorziene situaties. Bijvoorbeeld direct na het overlijden, voor het regelen van de uitvaart. Bijzonder verlof is vooral voor het bijwonen van de uitvaart of voor rouwverwerking.

Verlof bij het overlijden van een familielid is niet wettelijk vastgelegd. Afspraken hierover staan vaak in cao's, arbeidsovereenkomsten of bedrijfsreglementen. Net als de voorwaarden voor het verlof (denk aan de relatie die iemand met de overledene heeft), hoeveel vrije dagen iemand krijgt en of je dit verlof als werkgever wel of niet moet doorbetalen.

Hoeveel verlof krijgen medewerkers bij het overlijden van een familielid?
Meestal wordt er in het verlof bij overlijden onderscheid gemaakt tussen eerste-, tweede-, derde- en vierdegraads familie. Hoe dichter je bij de overledene staat, hoe meer verlof je meestal krijgt:

• Eerstegraads familie: een echtgeno(o)t(e), ouders en kinderen. Meestal geldt vier dagen verlof, vaak vanaf de dag van overlijden tot en met de dag van de uitvaart.
• Tweedegraads familie: een broer of zus, grootouder en kleinkind. Meestal geldt twee dagen verlof, bijvoorbeeld de dag van overlijden en de dag van de uitvaart.
• Derde- en vierdegraads familie: een oom of tante en neef of nicht. Meestal geldt één dag verlof, vaak de dag van de uitvaart.

Let op: verlof bij het overlijden van familie is niet wettelijk vastgelegd. Staan de regels ook niet vastgelegd in de cao, dan mag je er als werkgever van afwijken. Het is daarom verstandig om de regels die bij jouw organisatie gelden vast te leggen in een personeelshandboek.

Hoe kun jij als werkgever je medewerkers helpen?
Natuurlijk heeft iemand vaak de meeste steun van naasten bij een overlijden. Maar als werkgever kun jij ook helpen. 

• Wees flexibel en empathisch
  Iedereen verwerkt verlies anders. De een is na een paar dagen weer in staat om te werken. De ander heeft meer tijd nodig. Ga in gesprek met de medewerker: wat heeft hij of zij nodig? En speel daarop in.
   
• Kijk verder dan de standaard
  Misschien is er geen formeel recht op extra verlof, maar voelt het wel passend. Bijvoorbeeld als iemand nauw contact had met een stiefzus of oom. Menselijkheid is in deze situaties gewenst.
   
• Denk ook aan de periode na de uitvaart
  Rouw stopt vaak niet na een paar dagen. Houd in de weken daarna daarom contact met je medewerker. Vraag hoe het gaat. En toon oprechte interesse. Misschien is tijdelijk minder werken, flexibele werktijden of extra ondersteuning gewenst.
   
• Ken de regels (of zoek ze op)
  Weet wat er in jouw cao of personeelshandboek staat over bijzonder verlof. Zo kun je snel en duidelijk handelen op het moment dat het nodig is. En is er nooit onduidelijkheid over de situatie.

Verlof bij overlijden is maatwerk
Overlijdt de beste vriend van een werknemer? Of een buurvrouw die dichterbij staat dan familie? Dan staat daarover vaak niets in de cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. Dat betekent dat je als werkgever geen vrij hoeft te geven. Maar het betekent ook dat je dat wel mag doen. Verlof bij overlijden is maatwerk. Iemand die geen familie is, kan wel als familie voelen. Bekijk de situatie en bepaal hoe jij jouw medewerkers het beste kunt helpen.

Jouw handelen maakt het verschil
Verlies is al zwaar genoeg. Door medewerkers de ruimte te geven om afscheid te nemen, praktische zaken te regelen en te rouwen, toon je als werkgever begrip en bouw je aan vertrouwen. En dat betaalt zich later terug – in loyaliteit, inzet en samenwerking.